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採用時の応募書類の取扱い
先日、とある業界のコンサルの方とお話をする機会があったときのこと。
その際に、「どうも・・・経営者側が採用時の履歴書をみて、（部外者も含め）従業員みんなで眺めながら噂話に花を咲かせたり・・・ということがあるんですよ。」のようなお話をお聞きしたことがありました。
あなたの会社はどうですか？思わずやってしまったりしていないでしょうか？
これはやはり・・・まずいですよね・・・。（＾＾；
というのも、採用時には、履歴書など応募書類を基本に、書類選考・筆記試験・面接・健康診断等を経て採用者を決定することとなります。採用時の履歴書に記載されている氏名・住所・電話番号・生年月日・学歴・家族構成等はいずれも「個人情報」なんです。
個人情報保護法では、「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」の３つに分類されており、それぞれについて個人の権利・利益に対する侵害の危険度見合った義務・規制を定めています。
当然のごとく、検索可能な情報とした場合には、当然のごとく「個人データ」となりますし、６ヵ月を超えて保有すると「保有個人データ」となります。
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採用等で必要な事項であれば構いませんが、いずれにしても、採用のために集めた個人情報を利用目的とは関係ない噂話をするのは、問題アリと考えるべきでしょう。噂話などもってのほかです。
応募書類など採用のために収集した個人情報を、採用以外の目的で利用することのないようにするとともに、採用者を除く応募者の情報の取扱は、６ヵ月未満の期間で採用者決定後なるべく早い段階で、履歴書など応募書類はシュレッダーにかけた上で破棄する、パソコンのデータを削除する等の措置をとるべきでしょう。
「保有個人データ」とされれば、管理も面倒になりますし、不要な情報は廃棄するなど、適切に処分することが大切になります。
また、法律うんぬんにかかわらず、こういうことが行われたとわかれば、採用された人もそうでない応募者にとっても信頼関係にヒビが入りかねない事態です。情報の管理については、いろいろな意味で、対応には気をつけたいと思う今日この頃です。
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2005 05 30 08:50 AM [個人情報保護, 労務管理関連] | 固定リンク | コメント(4)
パートも戦力の時代 その１
「大手スーパーのパート率、過去最高77％に・10社で21万人」
詳細は「NIKKEI NET」記事をご参照下さい。
大手スーパーでパートタイマーの比率をあげているそうです。いまや７割８割は当たり前の時代ですね。
私の弟も某中堅スーパーで正社員として働いていますが、彼の下で働いているのは、アルバイトの若い子か、主婦のパートのおばさまたちのようです。
＃先日あったときは、「人をつかうってタイヘンだぁ～」とこぼしておりました。
西友などは、比較的長い時間働くパートには、業績連動給を採用するそうです。
いまや、パートも貴重な戦力となる時代ですね。
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さてさて、そんなパートさんでも年次有給休暇をとらせなければならないって、知ってましたか？
週30時間未満のパートタイマーであっても、週所定労働時間又は年間所定労働日数及び勤続年数に応じて、別表２のとおり、年次有給休暇を与えなければなりません。（←比例付与なんて言い方をするんですけどね。）
＃週30時間以上又は週５日以上働くパートタイマーの場合は、正社員と同様に、年次有給休暇を与えることとなります。
| 週所定 労働日数 | 年間所定 労働日数 | 勤続年数 | ||||||
| 0.5年 | 1.5年 | 2.5年 | 3.5年 | 4.5年 | 5.5年 | 6.5年以上 | ||
| 4日 | 169～216日 | 7日 | 8日 | 9日 | 10日 | 12日 | 13日 | 15日 |
| 3日 | 121～168日 | 5日 | 6日 | 6日 | 8日 | 9日 | 10日 | 11日 |
| 2日 | 73～120日 | 3日 | 4日 | 4日 | 5日 | 6日 | 7日 | 7日 |
| 1日 | 48～72日 | 1日 | 2日 | 2日 | 2日 | 3日 | 3日 | 3日 |
(参考)一般的な正社員の年次有給休暇
| 勤続年数 | 0.5年 | 1.5年 | 2.5年 | 3.5年 | 4.5年 | 5.5年 | 6.5年以上 |
| 付与日数 | 10日 | 11日 | 12日 | 14日 | 16日 | 18日 | 20日 |
もちろん、年次有給休暇は「一生懸命働いたごほうびにゆっくり心と体を休めてね」という制度なので、働きはじめた日から起算して、６箇月間継続して勤務した人のうち、その期間の全労働日の８割以上出勤した労働者に与えることとなります。
先日も「パートの年次有給休暇ってどのように扱ったらよいのでしょうか？」というご質問を受けて、いろいろとお答えをしたりしました。
「パートやアルバイトに年次有給休暇？」と思うところもありますが、貴重な戦力であればこそ、パートの労働条件も考えていかなければならないと思う今日この頃です。
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2005 05 25 01:36 AM [ビジネス・経営, 労務管理関連, 所長のひとりごと, 賃金・退職金関連] | 固定リンク | コメント(2)
「子どもの給与額教えてくれ」といわれたら、あなたならどうしますか？
朝、顧問先の社長さんから、電話がかかってきました！
『社員の親御さんから「子どもの給料の金額教えてくれ！」と電話がかかってきた！どうしたらいい？？』
あなたなら、こんなときどうしますか？
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親御さんならいいかな・・・とか(^^;、いや・・・でも、結婚して子どももいて、もう独立してるんだから、やっぱ教えたらまずいだろ？とか・・・。親御さんと社員であるお子さんの間には、いろいろ事情があったようで、教えてもらうための必要性をいろいろと親御さんはお話になったようです。
お子さんのいる社長のこと、いややっぱりここは親として教えるべきだろう・・・などなど親の気持ちとして、共感できるところもあったと思われ、無理に断るよりは教えたほうが丸くおさまるかな？なんて思ったり・・・心は揺れたようです。
んー。思わず教えてしまうでしょうか？
それとも、教えられません・・・とお断りするでしょうか？
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こんなご質問に私はこんな風にお答えしました。
「労働者の個人情報の保護に関する行動指針」によれば、個人情報保護の一般原則として、個人情報の利用及び提供については、以下のとおりとなっています。
|
利用目的外の利用は本人の同意がない限り出来ないと考える方が妥当でしょう。
また、電話の場合は、相手が誰だか確認するのが難しいですから、なおさら気をつける必要がありそうです。
というわけで・・・
やまだ「んー。このご時世、個人情報保護について、法律が出来たりと、プライバシーについては厳しく考える時代ですから、たとえ親であっても、本人の了解なく、給料の額を教えるというのは、やっぱりちょっと問題ありますよねぇ・・・？・・・。」
シャチョー「そうですよねー。そう思って、一応お断りしたのですが、これでよかったのかな？って心配になったので、電話をしたんですよ・・・。」
とのことでした。
あとからお話を聞いてみると、本人と親御さんとで、「そういうことで会社には連絡しない」という約束はしていたようです。もし気楽に教えてしまったら、「何で教えたんだ！」と、その社員は社長に対して怒りを感じるかもしれません。
もっとも事業所自体が「個人情報取扱事業者」であったかどうかというところで、法律上の扱いは異なる部分もありますが、法律うんぬんの問題の前に、親子の信頼関係や本人と会社との信頼関係の問題もありますから、本人に関する配慮を怠ることなく、考えていきたいなと思った出来事でした。
2005 05 23 08:50 AM [ニュース, ビジネス・経営, 労務管理関連, 所長のひとりごと] | 固定リンク | コメント(4)
個人情報保護について考える その２
ゴールデンウィークは、妹夫婦が姪っ子を連れてやってきて、その合間に、原稿（２本）をやっつけるという感じでした。八王子魚市場にお買い物にいったり、数十年ぶりに姪っ子を連れて、多摩動物公園に新しく出来た「オランウータンスカイウォーク」をお散歩がてら見に行ったり、大忙しでした。
八王子魚市場は、公営ですが、一般のお客さんも午前９時ごろに行けば普通にお買い物できるそうです。
お魚屋さんや高級料亭などの業者が利用するそうで、卸売センター＆協同組合よりはちょっとお値段はりますが、高級でいいネタが割安で揃っていました。
＃よかったら、足を運んでみてくださいね。
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さて、記事２本の中身とは・・・
「労働基準法の基礎知識」 ～労働条件の明示から、労働基準法の基礎知識を学ぶ！
「個人情報保護対策」の２つ。
個人情報保護について、しばらくとりあげます！というお約束だったので、こちらについて少しお話をしましょう！
個人情報保護法では、過去６ヵ月間継続して5,000人を超える「個人情報」を持っている民間の事業者（以下、「個人情報取扱事業者」）を対象に、を対象に、個人情報保護についての様々な規制をし、その保護対策に関する義務を課しています。
なお、ここでいう『5,000人』とは、事業の用に供する「個人情報データベース等」を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数を指し、職員・退職者の個人情報、サービス利用者に関する個人情報のほか、家族・ボランティア・取引先など、事業所が保有するすべての個人情報が該当し、合算した数で見ることとなります。
つまり、社員数十名の会社であっても、「個人情報取扱事業者」に該当する可能性が高いということになります。
また、業種別に各関係省庁から、ガイドラインが出ており、それに基づいて、個人情報保護対策を考える必要があります。「個人情報取扱事業者」にはならないから・・・というアナタ！医療機関や介護事業者など、個人情報保護法の規制対象（「個人情報取扱事業者」）にならない事業所であっても、その情報の量・内容・危険度等により、「個人情報取扱事業者」並みの対策に努めることを求められることもありますので、注意が必要です。
「雇用管理」「業種別」関連のガイドラインをご紹介しますので、ご参照下さいませ。
「個人情報の保護に関するガイドライン（各省ガイドライン【PDF】）
●「雇用管理」関連
「労働者の個人情報の保護に関する行動指針」
「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について （厚生労働省告示第259号）」
「雇用管理に関する個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項【PDF】」
●業種別
◎医療機関・福祉分野
「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン【PDF】」
「福祉関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン【PDF】」
◎労働者派遣業（一般・特定）・職業紹介事業
「職業紹介事業者、労働者の募集を行う者、募集受託者、労働者供給事業者等が均等待遇、労働条件等の明示、求職者等の個人情報の取扱い、職業紹介事業者の責務、募集内容の的確な表示等に関して適切に対処するための指針の一部を改正する告示【PDF】」
「派遣元事業主が講ずべき措置に関する指針の一部を改正する告示【PDF】」
◎学校など教育機関
「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針【PDF】」
