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採用時の応募書類の取扱い
先日、とある業界のコンサルの方とお話をする機会があったときのこと。
その際に、「どうも・・・経営者側が採用時の履歴書をみて、（部外者も含め）従業員みんなで眺めながら噂話に花を咲かせたり・・・ということがあるんですよ。」のようなお話をお聞きしたことがありました。
あなたの会社はどうですか？思わずやってしまったりしていないでしょうか？
これはやはり・・・まずいですよね・・・。（＾＾；
というのも、採用時には、履歴書など応募書類を基本に、書類選考・筆記試験・面接・健康診断等を経て採用者を決定することとなります。採用時の履歴書に記載されている氏名・住所・電話番号・生年月日・学歴・家族構成等はいずれも「個人情報」なんです。
個人情報保護法では、「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」の３つに分類されており、それぞれについて個人の権利・利益に対する侵害の危険度見合った義務・規制を定めています。
当然のごとく、検索可能な情報とした場合には、当然のごとく「個人データ」となりますし、６ヵ月を超えて保有すると「保有個人データ」となります。
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採用等で必要な事項であれば構いませんが、いずれにしても、採用のために集めた個人情報を利用目的とは関係ない噂話をするのは、問題アリと考えるべきでしょう。噂話などもってのほかです。
応募書類など採用のために収集した個人情報を、採用以外の目的で利用することのないようにするとともに、採用者を除く応募者の情報の取扱は、６ヵ月未満の期間で採用者決定後なるべく早い段階で、履歴書など応募書類はシュレッダーにかけた上で破棄する、パソコンのデータを削除する等の措置をとるべきでしょう。
「保有個人データ」とされれば、管理も面倒になりますし、不要な情報は廃棄するなど、適切に処分することが大切になります。
また、法律うんぬんにかかわらず、こういうことが行われたとわかれば、採用された人もそうでない応募者にとっても信頼関係にヒビが入りかねない事態です。情報の管理については、いろいろな意味で、対応には気をつけたいと思う今日この頃です。
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2005 05 30 08:50 AM [個人情報保護, 労務管理関連] | 固定リンク
コメント
月曜日から金曜日に日替わりメニューがきちんと決まっているんですね。読まれる方には大変親切でいいことですね。
私は、日々やっとの思いで行き当たりばったりで書いているので無理そうですが・・。
投稿者: 美人社労士？ (May 30, 2005 4:47:12 PM)
一応、決まっています。違ってしまうこともありますが・・・。＜メニュー
基本的には、法律的なことなど頭を使う内容は神経をつかいますし、まとまった時間がないとなかなか書けるものでもありませんので、時間があるときに書き溜めておくようにしています。
＃ココログプロなので、時間指定で配信できる機能があるのです。
できる限り同じ時間にアップできるようにしたいと思っています。
投稿者: やまだ経営労務管理事務所 (May 30, 2005 5:17:52 PM)
山田先生、こんにちは。コメント有難うございました。
さて私が、3年前に勤めていたある「超」有名ホテルでは、履歴書・自己紹介書を回覧後、シュレッダーも掛けずにゴミ箱に投げ入れていた光景を何度も目にしました。個人情報保護の観点からもこの辺の対策も企業に強く求めたいですよね。
投稿者: フレーザーラウンジのマスター (May 30, 2005 8:27:49 PM)
「個人情報保護」という概念がまだまだなじみが薄いところがあるので、対応もおろそかになってしまうといったところでしょうか？
ところで、住基ネットの訴訟、住民勝っちゃいましたねぇ。今後の動向がちょっと気になっています。
投稿者: やまだ経営労務管理事務所 (May 31, 2005 12:45:35 AM)
